首先，准备一个合适的协议草案，包括双方的基本信息、车辆的使用及维护、费用分摊、责任及争议解决等内容。可以参考网络上已有的模板或咨询专业律师。

其次，双方应当进行面对面的协商，明确双方的权益和义务，并对协议草案进行修改和完善。

最后，双方在协议草案的基础上签署正式的协议，并保留一份原件备查。建议同时制定相关的凭证，如车辆使用记录、费用结算明细等，以备不时之需。